Считаем прибыль: как социальному проекту составить финансовую модель

Считайте доходы и расходы

Составлять финансовую модель лучше всего в формате таблицы. «Я рекомендую использовать Excel и встроенные в программу формулы. Базовый набор простейших арифметических функций сэкономит время и не даст запутаться в цифрах», – говорит Дарья Алексеева. При этом постарайтесь сделать таблицу простой и понятной. Внесите все основные пункты, но не старайтесь просчитать сразу все показатели. Скорее всего, на первом этапе вы точно упустите какие-то моменты, в этом нет ничего страшного.

Дарья Алексеева рекомендует делать структуру запланированного бюджета (плана) и фактических показателей (факта) одинаковой. Потом вам будет легче сравнивать эти показатели и делать план-фактный анализ. Также нужно отличать долгосрочную финансовую модель и платежный календарь или бюджет на несколько месяцев. Чем меньше горизонт планирования, тем выше должна быть детализация всех показателей. 

У любого проекта есть доходы и расходы. Именно их и нужно заложить в финансовую модель, прописав основные источники выручки и то, на что она будет потрачена. 

«Есть очевидные доходы, которые должны учитываться в первую очередь. В нашем случае это средства от продажи одежды в благотворительных магазинах. Но есть еще и «побочные», которые мы не планировали изначально. Это, например, комиссия от реализации товаров, проведение стажировок, проведение платных акций по сбору одежды. Вы можете прийти к интересным выводам, отслеживая изменения цифр по месяцам. Например, вы думали, что заработаете на продаже глиняной посуды, а по цифрам получается, что у вас растет доход от продажи мастер-классов по гончарному мастерству. Значит, нужно более активно продвигать именно это направление Но важно не забывать, что при появлении дополнительных доходов могут появиться и дополнительные расходы». Дарья Алексеева

Все затраты также нужно прописать в финансовой модели. В первую очередь, нужно выделить расходы, связанные с операционной деятельностью. К ним обычно относятся:

• аренда;
• коммунальные платежи;
• ФОТ (Фонд оплаты труда) людей, вовлеченных в создание продукта; 
• страховые взносы с заработной платы;
• налоги, торговые и прочие сборы;
• затраты на маркетинг
• расходные материалы (упаковка, канцелярия и т.д.);
• расходы на обслуживание транспорта, лизинг, прохождение водителем медкомиссии и т.д.;
• работа субподрядчиков.

Дарья Алексеева объясняет, что такой учет ее команда ведет по каждому подразделению. Сейчас у «Второго дыхания» восемь магазинов, и в конце месяца можно посмотреть их операционные расходы и выручку. Такой подход помогает оценивать рентабельность отдельных точек, а не бизнеса в целом. И в зависимости от этого принимать решения, например, вкладывать ли деньги в продвижение растущих магазинов или закрывать убыточные.

Отдельно от операционных расходов подсчитайте административные и управленческие. К ним мы можно отнести затраты на:

• PR;
• работу центрального офиса;
• бухгалтерию;
• юристов.

Дарья Алексеева также советует подсчитать инвестиционные расходы. Это те средства, которые вы разово потратите на развитие проекта: запуск новых продуктов, открытие новых точек или обновление фирменного стиля. Вписать их финансовую модель уже после того, как проект начнет работу. Но при составлении самой первой таблицы нужно учесть стартовые инвестиционные расходы. Для начинающего проекта они будут существенные: закупка оборудования, оргтехники и касс, разработка айдентики и сайта.

Учитывайте инвестиционные расходы в финансовой модели, но правильно расставьте приоритеты. Потратив деньги на красивую вывеску, через два месяца вы можете столкнуться с тем, что не хватает денег на аренду А это уже операционный расход, без которого нельзя обойтись. И, конечно, никакое оборудование не будет служить вечно, поэтому важно понимать срок его работы и закладывать в финансовую модель расходы на амортизацию. 

«Наша финансовая модель эволюционировала. Все начиналось с простого подсчета операционных доходов и расходов. Заработали 15 тысяч, потратили 7, ура, мы в плюсе. Сейчас модель сложная, мы раздельно учитываем коммерческие и некоммерческие источники поступлений средств. Расходы у нас также бывают коммерческие, которые мы несем как бизнес. И социальные – это те средства, которые мы тратим на нашу миссию. Например, аренда магазинов – коммерческий расход, а переработка синтетики – социальный. Наша финмодель – это гибрид, который учитывает распределение доходов и расходов по разным направлениям». Дарья Алексеева

Делите на единицы 

Сложно предсказать на год вперед, сколько вы продадите продукции и заработаете на каком-нибудь мероприятии. И цифры в финансовой модели получатся оторванными от реальности. Поэтому Дарья Алексеева советует рассматривать не бизнес в целом, а отдельный юнит – стоимость одного изделия или одной транзакции. 

Например, у вас столярная мастерская. Ваши расходы – аренда помещения, материалы, коммунальные платежи, маркетинг и работа мастеров – составляют 70 тысяч рублей в месяц. Значит, чтобы окупить проект, вам нужно продавать 10 столов по цене 7 тысяч рублей. Или 100 разделочных досок по 700 рублей. Так вы получаете стоимость одного юнита. Считая все свои затраты, вы понимаете сколько единиц продукции вам нужно продать в месяц. Или сколько должен стоить один товар, чтобы окупить ваши расходы.

«Мы подсчитали все расходы на содержание магазинов и пришли к выводу, что продавать вещи дешевле 150 рублей проекту невыгодно. Меньшая стоимость, например, кофты, не покроет расходы на ее размещение в магазине. Даже если будет продано много вещей по низкой цене, магазины не будут окупаться и приносить прибыль. Сейчас ключевой юнит-показатель, на который мы ориентируемся, – стоимость сбора, сортировки и хранения одного килограмма одежды. Мы измеряем его каждый месяц, потому что эффективно и правильно, когда с ростом объема снижаются наши издержки на процессинг одного килограмма одежды». Дарья Алексеева

Если расходы на производство единицы товара превышают продажную стоимость этого товара, ваш проект уже ничего не зарабатывает. Такая ситуация тоже возможна в том случае, если вы стремитесь к захвату рынка и увеличению стоимости своей компании, чтобы потом его продать. Если же вы просто хотите к концу квартала получить прибыль и вывести дивиденды, придется менять стоимость вашего продукта или уменьшать расходы на его производство.

Используйте преимущества

У любого социального проекта есть обещания перед обществом. Это может осложнить работу. Выполняя свои обязательства, вы можете понести дополнительные расходы. И их тоже стоит учитывать в финансовой модели. Но отказаться от общения в любом случае вы не можете, иначе проект не будет оказывать социального эффекта и приносить пользу людям.

Например, обычный секонд хэнд, который не продал весь товар, может предложить ненужную одежду храму. Если от вещей откажутся и там, они их просто выбросят. Дарья Алексеева считает, что никого это не удивит и не возмутит, потому что малый бизнес выживает, как может. В случае с социальным бизнесом, к нему предъявляются дополнительные требования. От «Второго дыхания» ожидают, что ненужная одежда будет отправлена на переработку. А значит, появляются дополнительные расходы, которые надо закрывать из прибыли или привлекать под них гранты и пожертвования.

«Например, у нас есть абсолютно убыточная фракция – тонкий тюль. Его невозможно в настоящий момент никуда сдать, никто не берет эту ткань на переработку. Но мы тюль не выбрасываем, а копим, отдавая свои деньги за аренду склада. И будем продолжать это делать, пока не найдется лучшее решение. И в финансовой модели это наши расходы, которые появились из-за того, что проект социальный». Дарья Алексеева 

Из-за обязательств работа социального проекта может быть сложнее, чем обычного бизнеса. Но при этом открывается возможность получать дополнительные средства. В отличие от коммерческих компаний, социальные проекты могут претендовать на гранты и субсидии. Дарья Алексеева создала второе юридическое лицо – благотворительный фонд «Второе дыхание». Некоммерческая организация участвует в конкурсах и привлекает дополнительные средства на гуманитарные и экологические инициативы. Например, команда фонда возит одежду для нуждающихся семей в регионы и проводит акцию «Бесплатный магазин» для сотрудниц домов престарелых и других бюджетных учреждений.

«Около 30% доходов фонда за прошлый год – это результат коммерческой деятельности. Наравне с ней мы используем все дополнительные возможности и преимущества, которые дает нам статус некоммерческой организации. Например, у нас появилась бесплатная социальная реклама в городе, которую мы никогда бы не получили просто как малый бизнес. Раньше на благотворительные акции мы тратили 20–30 тысяч рублей в месяц из прибыли магазина. А потом создали фонд, начали привлекать гранты, и стало понятно, что не надо себя ограничивать только прибылью бизнеса. Если мы можем привлекать гранты и больше помогать, зачем отказываться от этой возможности? Так что надо помнить, что у социальных проектов есть разные способы привлечения доходов». Дарья Алексеева 

Закладывайте риски 

Нужно использовать все возможности, но не ждать, что вас сразу же начнут поддерживать, как только вы решите стать социальным предпринимателем. Вам все равно придется вложить собственные средства в проект или найти инвестора. Дарье Алексеевой часто пишут люди, которые хотят открыть собственный благотворительный магазин. Они спрашивают, кто должен оплатить им аренду и дать дотацию на запуск бизнеса. Приходится объяснять, что за помещение придется заплатить самим или искать партнера, который возьмет на себя эту статью расходов. Но никто не даст субсидию начинающему проекту только потому, что он будет решать какую-то социальную проблему. 

Еще по теме: Есть ли польза? Как оценить ваш социальный проект

Также основательница Charity Shop напоминает, что любой бизнес – это риски. С того момента, как вы ставите первый ящик для сбора одежды или менеджер делает первый звонок, вы несете расходы на организацию этого процесса. У вас будут убыточные месяцы или внештатные ситуации. Поэтому не стоит начинать проект, если вы не можете заложить риски в свою финансовую модель.

«У меня есть ментор Ника Жукова. Еще в начале работы Charity Shop я прислала ей нашу финансовую модель. Она была за границей и писала мне с английской клавиатуры. Ника предупредила, что в финмодель надо обязательно заложить расходы на форс-мажоры. Если этого не сделать, «you’ll find yourself below waterline» (ты окажешься под водой, ниже ватерлинии. – Прим. ред.). А через два дня после этого письма нас затопило по щиколотку. На тот момент мы не могли поставить стеллажи, одежда лежала в мешках на полу. Все выходные мы возили ее стирать. Была жаркая погода, одежда бы просто стухла и заплесневела, если бы мы этого не сделали. После этого я очень хорошо могу себе представить, как буквально выглядит это «ниже ватерлинии». И закладываю риски». Дарья Алексеева 

Но основательница Charity Shop уверена, что число рисков конечно. Через несколько лет после запуска социального проекта вы сможете предусмотреть все дополнительные затраты, которые могут возникнуть во время вашей работы. Некоторые расходы цикличны, например, каждый год в один и тот же период мы оплачиваем аудит, замену кассовых накопителей или оплату страховки грузового автомобиля. Вы научитесь вносить эти статьи в финансовую модель и откладывать каждый месяц средства на будущие затраты и риски. Дарья Алексеева советует не забывать и про сезонность. Нужно закладывать в финансовую модель «хорошие» и «плохие» месяцы.

«Каждый май – лучший по продажам месяц в году, мне казалось, что всем надо поднять зарплату, и мы улетаем в стратосферу. Потом наступает июль, город вымирает, а я думаю, что пора закрываться. Так было первые два года. Потом, глядя на цифры в Exсel, я видела, что это просто сезонность. Бороться с ней помогает формирование резерва, жесткий контроль над расходами и ограничение собственных желаний. Не должно быть такого, что вы сразу бежите вкладывать все полученные дополнительные деньги в открытие нового магазина и повышение зарплат». Дарья Алексеева

Общайтесь с инвестором

Если вы собираетесь искать инвестора для запуска социального стартапа, вам обязательно нужно составить финансовую модель. Иначе вы просто не объясните, когда проект начнет приносить деньги и какие у него перспективы. Но Дарья Алексеева уверена, что зачастую для потенциальных инвесторов личное доверие к организации и ее лидеру важнее финмодели. Харизма и репутация руководителя могут стать решающим фактором в принятии решения, поддерживать социальный проект или нет.

«Иногда инвестор или бизнес-ангел может дать денег, просто руководствуясь личными представлениями о добре и зле. Аналитики Центра управления благосостоянием и филантропии московской Школы управления «Сколково» узнали, какими принципами выбора благотворительных проектов руководствуются владельцы частных капиталов. На первое место они поставили личный фактор – репутацию руководителя и знакомство с ним. Поэтому я считаю, что в социальных проектах меньше требований к финансовым моделям». Дарья Алексеева

К тому же инвесторы понимают, что любая финансовая модель отличается от того, как на самом деле будет развиваться компания. Обычно основатели проектов рисуют так называемые «хоккейные клюшки» – графики, на которых в течение короткого времени доходы находятся на одном невысоком уровне, а затем резко идут вверх. В таких финансовых моделях прибыль компании становится больше в десять раз через два года после запуска. Инвесторы смотрят такие предложения пачками и понимают их нереалистичность, поэтому слишком амбициозные предложения отметаются еще на входе.

«На финансовой модели вы не расписываетесь кровью. И не гарантируете, что реализуете ее в полном объеме. Когда мы привлекали средства на развитие региональной сети, мне нужно было показать, как будет работать один магазин. Я поехала в Кострому со своей кредитной картой и открыла там филиал. Через месяц у меня были данные о том, что точка уже окупает аренду и часть зарплаты сотрудников. Было понятно, что оборот будет расти и дальше, а мне нужны средства на открытие новых магазинов. С этим планом я и пришла к инвесторам. Но в итоге в Костроме все прошло классно, а в Иваново мы магазин закрыли. В любом случае будут какие-то изменения, даже если в финансовой модели ты рисовал, что все твои точки выйдут в плюс и будут окупаться. Что-то может пойти не так, но это не значит, что расчетов не должно быть». Дарья Алексеева

Учитесь новому 

Чтобы самим грамотно составлять финансовые модели, Дарья Алексеева советует получить дополнительные знания на эту тему.

• Для начала изучите возможности Excel. Например, посмотрите видеоуроки про все функции программы. А получить доступ к лицензионному пакету Microsoft Office с большой скидкой НКО могут по программе TeploDigital. 

• Если вы подаете заявку в Фонд президентских грантов или в Комитет общественных связей города Москвы, то на их сайтах вы найдете формы, которые помогут вам рассчитать расходы на проект. По сути, это и есть база для создания финансовой модели, которую можно взять за основу. 

• Пройдите бесплатные курсы онлайн-школы городских предпринимателей Vector, созданные «Стрелкой». Например, в этом уроке эксперты рассказывают, как посчитать экономику общественного пространства. 

• Подайте заявку на участие в акселераторе или инкубационной программе. Дарья Алексеева говорит, что ей помогло участие в акселераторе Impact Hub для начинающих предпринимателей. «Участники собирались каждый понедельник: это была такая коллективная терапия и обмен опытом. Одна из участниц не могла открыть счет в банке. Я платила за аренду в долларах. А в сентябре 2014 года курс взлетел в два раза, и перестала сходиться вся финансовая модель. Акселератор стал не только возможностью структурировать знания, но и группой поддержки», – рассказывает основательница Charity Shop.

• Обратитесь к человеку, которого вы знаете и уважаете, за поддержкой. Не просите эксперта сразу стать вашим ментором. Просто покажите ему вашу финансовую модель и послушайте обратную связь. Но помните, что такое общение накладывает на вас определенные обязательства – нельзя быть навязчивыми и требовательными.

• Поищите в Интернете похожие на ваш проекты и их финансовые модели. Например, если вы открываете благотворительный магазин, найдите расчеты прибыли и затрат секонд-хенда. Если вы хотите запустить гончарную мастерскую, узнайте, как организовать крафтовое производство. 

«Пользуйтесь всем, что подходит для коммерческих предпринимателей. Ищите готовые формы финансовых моделей, курсы, онлайн-уроки. Но при этом всегда помните, что у вас как у социального бизнеса есть возможность получать деньги из некоммерческих источников. И этот процесс также надо продумать и прописать». Дарья Алексеева

Источник: 

https://te-st.ru/2019/06/28/how-to-make-a-financial-model/